Superando a los estafadores: la inteligencia artificial y la automatización combaten el fraude en facturas.
Cómo las organizaciones pueden enfrentar el fraude en las facturas.
El fraude en las facturas se ha convertido en una preocupación creciente dentro de las empresas, especialmente en el contexto de las transacciones digitales. Un estudio reciente indica que este tipo de fraude aumentó en un 137.5% durante 2023. Los equipos de Cuentas por Pagar (AP) son los que más frecuentemente se enfrentan a este problema debido al elevado volumen de transacciones que gestionan. La complejidad de los procesos de pago, que a menudo requieren múltiples aprobaciones y la interacción con varios proveedores, sumada a la naturaleza manual y rica en datos de las operaciones, dificulta mantener una visibilidad clara de todas las transacciones, lo que facilita que actividades fraudulentas pasen desapercibidas.
Además, la presión para combatir el fraude en facturas está aumentando. Nuevas legislaciones, como la introducción de la infracción "Failure to Prevent Fraud" (FTPF) que entrará en vigor a finales de 2024, obligarán a las organizaciones a implementar o mejorar sus procedimientos de prevención de fraude. Esta normativa permitirá acciones judiciales contra las empresas si se comete fraude por parte de empleados o terceros que beneficien a la organización. Si se determina culpabilidad, las empresas enfrentarán multas ilimitadas que serán decididas por los tribunales, lo que resalta la importancia de que los equipos de AP se doten de herramientas adecuadas para prevenir el fraude.
Los fraudes en facturas pueden manifestarse a través de la presentación de facturas falsas altamente convincentes o modificaciones en los detalles de pago de facturas legítimas, situaciones en las que los profesionales de AP a menudo tienen dificultades para discernir entre facturas fraudulentas y reales. Las estadísticas indican que las estafas relacionadas con facturas y mandatos crecieron un 6.9% entre marzo y abril de 2024, lo que sugiere que los métodos de los estafadores se están volviendo más sofisticados. Kirsty Adams, experta en fraudes y estafas, recomienda verificar minuciosamente las facturas y los detalles de pago, aunque este proceso manual consume demasiado tiempo.
Otro tipo común de fraude en facturas son los pagos duplicados, que pueden ocurrir accidentalmente en un departamento de AP sobrecargado o dependiente de procesos manuales, donde los estafadores pueden aprovechar la situación al presentar varias facturas por la misma transacción. En 2023, casi el 42% de las universidades en el Reino Unido reportaron pagos duplicados, y un 8% de estas fueron víctimas de fraude en este sentido. El resolver estos pagos duplicados no solo aborda el fraude, sino que también ayuda a disminuir el desperdicio financiero y mejorar la gestión presupuestaria.
La detección de fraude en entornos que manejan numerosas facturas diarias puede resultar una tarea monumental, comparándose a encontrar una aguja en un pajar. Las organizaciones necesitan fortalecer sus estrategias para prevenir el fraude y prepararse adecuadamente ante el cambio que representa la nueva infracción FTPF.
La automatización y la inteligencia artificial (IA) pueden ser herramientas clave para identificar fraudes y facilitar el trabajo de los equipos de AP. Los sistemas automatizados pueden verificar las facturas con órdenes de compra y recibos de entrega, lo que permitiría detectar discrepancias en facturas potencialmente fraudulentas antes de que se procesen. Más del 52% de las organizaciones afirman que, sin la automatización en el emparejamiento de facturas, se sienten vulnerables ante el fraude. Además, la automatización minimiza el riesgo de pagos dobles al gestionar el ciclo completo de la factura.
Por otro lado, la inteligencia artificial permite a los departamentos de AP analizar rápidamente grandes volúmenes de datos, detectando patrones de pago y anomalías en tiempo real, con una precisión del 100%. Estas herramientas continúan aprendiendo y mejorando su eficacia en la detección de fraude, liberando a los departamentos financieros para que puedan concentrarse en cuestiones más complejas.
Con el aumento de la actividad fraudulenta y las nuevas regulaciones, los departamentos de AP deben acelerar sus esfuerzos para combatir el fraude en facturas. La implementación de IA y automatización no solo puede ayudar a prevenir fraudes, sino también asegurar la confianza de clientes e inversores en la gestión financiera de las organizaciones.
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