Guía para utilizar la combinación de correspondencia en Microsoft Word.

En Microsoft Word, es posible crear un mensaje de correo masivo o un mailing de manera eficiente mediante la función de combinación de correspondencia. Existen dos métodos para llevar a cabo esta tarea: el Asistente para Combinar Correspondencia, ideal para quienes no están familiarizados con el proceso, y la pestaña de Correo, que, aunque puede tomar más tiempo, ofrece opciones adicionales.

Usar el Asistente para Combinar Correspondencia

El Asistente es una herramienta útil para guiar a los usuarios paso a paso. Sin embargo, es importante destacar que esta opción no está disponible en Word para Mac; en su lugar, los usuarios de MacOS deben utilizar la pestaña de Correo que se describirá más adelante.

1. Abre Word y dirígete a la pestaña de Correo.
2. Selecciona el menú Iniciar combinación de correspondencia y elige Asistente para combinar correspondencia paso a paso.
3. Al visualizar el panel de combinación, elige el tipo de documento. Normalmente optarás por Cartas o Mensajes de correo electrónico, aunque también puedes seleccionar sobres, etiquetas o un directorio. Haz clic en Siguiente.
4. Decide si deseas usar el documento actual, una plantilla o uno existente. Para este ejemplo, seleccionaremos el documento actual y haremos clic en Siguiente.
5. Elige los destinatarios de las siguientes opciones: usar una lista existente, seleccionar contactos de Outlook o tipo una nueva lista. Haz clic en Siguiente.
6. Si no lo has hecho ya, escribe tu mensaje. Usa los bloques en la barra lateral para agregar elementos a tu carta o correo.
7. Al seleccionar cada campo, aparecerá un mensaje emergente con opciones de formato.
8. Una vez que hayas añadido los campos, estos aparecerán en tu documento dentro de corchetes angulares. Haz clic en Siguiente.
9. Ahora podrás previsualizar cada mensaje utilizando las flechas en la barra lateral. También puedes excluir a algún destinatario si es necesario. Haz clic en Siguiente.
10. Al completar el Asistente para Combinar Correspondencia, podrás decidir si imprimir o editar las cartas individuales, o enviar los mensajes.

Usar la pestaña de Correo

Otra forma de realizar una combinación de correspondencia en Word es utilizando las herramientas de la pestaña de Correo. Este método permite seleccionar los destinatarios y agregar los campos a tu mensaje, similar al Asistente, pero con opciones adicionales para establecer reglas, emparejar campos y verificar errores.

1. Abre Word y añade el contenido de tu mensaje.
2. Dirígete a la pestaña de Correo, abre el menú Iniciar combinación de correspondencia y escoge Cartas o Mensajes de correo electrónico. Puedes elegir también sobres, etiquetas o un directorio.
3. Abre el menú Seleccionar destinatarios y escoge entre las opciones disponibles: crear una nueva lista, usar una lista existente o seleccionar de contactos de Outlook. Una vez que selecciones a los destinatarios, puedes editar la lista si es necesario.
4. Inserta los campos que desees para incluir los detalles de cada destinatario.
5. Si deseas agregar más detalles, puedes utilizar el menú Insertar campo combinado. Word reconocerá la lista de destinatarios y te mostrará campos adicionales disponibles.
6. Si necesitas establecer reglas específicas, puedes seleccionar esa opción. Esto te permitirá, por ejemplo, omitir un destinatario si falta información en su registro.
7. Si la lista de destinatarios no coincide perfectamente con los campos de la combinación, puedes utilizar la opción Emparejar campos.
8. La pestaña de Correo también incluye la capacidad de Verificar errores. Esta opción te permitirá simular la combinación y ver los resultados en un nuevo documento.
9. Al igual que con el Asistente, puedes previsualizar las cartas y, si es necesario, editar documentos individuales después de la combinación.
10. Finalmente, al completar el proceso, abre el menú Finalizar y combinar, donde podrás elegir editar documentos, imprimir los mensajes o enviar correos.

Preguntas frecuentes

• ¿Cómo hacer una combinación de correspondencia desde Excel a Word para cartas? Simplemente selecciona el archivo de Excel al iniciar la combinación y asegúrate de que tu hoja tenga todos los datos necesarios para los destinatarios.
• ¿Cómo formatear un campo de combinación de correspondencia? Los campos se pueden formatear mientras los agregas o después de haberlos insertado, al hacer clic derecho en el campo deseado.
• ¿Cómo personalizar una combinación de correspondencia? Se pueden crear campos variables en los registros de los destinatarios, permitiendo personalizar la comunicación al incluir detalles como posición, gerente o años de empleo.

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