Guía para imprimir desde Microsoft Word

Microsoft Word es una de las aplicaciones de procesamiento de texto más utilizadas a nivel mundial, con más de 1.5 mil millones de usuarios. Durante los últimos 30 años, cualquier persona con acceso a una computadora ha tenido probablemente contacto con algún producto de MS Office, siendo Word el más popular. Esta herramienta permite crear, editar y dar formato a documentos de forma sencilla. En algún momento, querrás imprimir tu documento de Word. A continuación, se describen diferentes métodos para imprimir desde Microsoft Word utilizando una computadora o un smartphone.

Cómo imprimir desde Microsoft Word

Herramientas y requisitos

• Computadora o smartphone con Microsoft Word instalado.
• Impresora doméstica (conectada por Wi-Fi o USB).
• Documento que deseas imprimir.
• Conexión a internet (opcional para imprimir en la nube o acceso remoto).
• Lector de PDF (opcional para guardar archivos).

1. Impresión básica desde Word

El proceso para imprimir un documento desde Microsoft Word es bastante sencillo, ya sea en un ordenador de escritorio o portátil. A continuación, se describen los pasos básicos para imprimir documentos de manera eficiente.

Pasos:

1. Abre Microsoft Word en tu computadora.
2. Accede al documento que deseas imprimir, haciendo clic en “Archivo” y seleccionando “Abrir”, o simplemente haciendo doble clic en el archivo.
3. Una vez que tu documento esté listo, ve al menú superior y haz clic en “Archivo”. En el menú desplegable, selecciona “Imprimir”. Esto abrirá la ventana de vista previa de impresión donde podrás ajustar la configuración de tu impresora. Alternativamente, puedes presionar Ctrl + P para abrir la configuración de impresión.
4. Elige tu impresora de la lista desplegable, especialmente si tienes más de una impresora conectada.
5. Establece el número de copias que deseas imprimir y especifica qué páginas imprimir (por ejemplo, todas, seleccionadas o números de páginas específicos).
6. Haz clic en “Imprimir” para iniciar el proceso de impresión.

Este método es el más directo y comúnmente utilizado. Asegúrate de que tu impresora esté correctamente conectada y que tenga suficiente papel y tinta o tóner antes de comenzar la impresión.

2. Imprimiendo a PDF

Los documentos de Microsoft Word, especialmente aquellos con presentaciones complejas, pueden perder su alineación al ser impresos. Para evitar problemas de formato, una solución efectiva es convertir el documento a PDF antes de imprimir. Esto garantiza que el documento conserve su formato original y pueda ser impreso o compartido sin alteraciones.

Pasos:

1. Abre el documento en Microsoft Word.
2. Haz clic en “Archivo” y selecciona “Imprimir”.
3. En el menú desplegable “Impresora”, elige “Microsoft Print to PDF”.
4. Presiona “Imprimir” y una ventana aparecerá pidiéndote que guardes el archivo. Selecciona la ubicación donde deseas guardar el PDF, nombra el archivo y haz clic en “Guardar”.
5. Luego, podrás abrir el archivo PDF y imprimirlo usando cualquier lector de PDF.

Guardar un documento de Word como PDF es una opción práctica, especialmente si no tienes acceso inmediato a una impresora.

3. Impresión usando Word Online

Microsoft Word Online proporciona una versión basada en la nube que permite acceder e imprimir documentos directamente desde la web sin necesidad de descargar software adicional. Este recurso es especialmente útil si no tienes Word instalado en tu dispositivo.

Pasos:

1. Accede a Word Online y entra con tu cuenta de Microsoft.
2. Una vez dentro, abre tu documento haciendo clic en “Subir y abrir” o seleccionando uno de tu OneDrive.
3. Con el documento abierto, haz clic en los tres puntos en la parte superior derecha de la pantalla y selecciona “Imprimir”.
4. Aparecerá un cuadro de diálogo de impresión mostrando una vista previa de tu documento. Selecciona tu impresora de la lista.
5. Establece el número de copias y otros parámetros.
6. Haz clic en “Imprimir” para enviar el documento a tu impresora.

Este método es ideal para acceder a archivos desde cualquier ubicación con acceso a Internet.

4. Impresión desde móviles

Con la compatibilidad de Microsoft Word en la mayoría de los teléfonos móviles, muchos prefieren llevar consigo todos sus documentos en sus dispositivos portátiles. Si necesitas imprimir directamente desde tu teléfono, Microsoft Word en dispositivos móviles (Android e iOS) facilita la integración con impresoras Wi-Fi y aplicaciones basadas en la nube.

Pasos para Android e iOS:

1. Abre la aplicación Microsoft Word en tu dispositivo.
2. Accede al documento que deseas imprimir.
3. Toca los tres puntos (más opciones) o el botón “Archivo”, dependiendo de tu dispositivo.
4. Selecciona “Imprimir”.
5. Elige tu impresora de la lista (asegúrate de estar conectado a la misma red Wi-Fi que tu impresora).
6. Ajusta la configuración de impresión si es necesario.
7. Toca “Imprimir” para iniciar el proceso.

Este método es especialmente útil para imprimir documentos de forma rápida y sencilla cuando estás fuera de tu computadora.

5. Ajustando la configuración de la impresora

Es crucial ajustar adecuadamente la configuración de la impresora para asegurarse de que el documento se imprima exactamente como deseas, especialmente si necesitas modificar el tamaño del papel, los márgenes o la calidad de la impresión.

Pasos:

1. Sigue los pasos anteriores hasta llegar a la pantalla de vista previa de impresión.
2. Antes de presionar “Imprimir”, haz clic en “Propiedades de la impresora” o “Preferencias”.
3. Aquí podrás modificar diversas configuraciones como:
   • Tamaño de papel (A4, Carta, etc.)
   • Calidad de impresión (borrador, normal, mejor)
   • Impresión en color o escala de grises.
   • Diseño de página o orientación (retrato o paisaje).
4. Una vez ajustadas tus preferencias, haz clic en “OK” para guardar los cambios y luego presiona “Imprimir”.

Este paso es útil para realizar ajustes más avanzados en la impresión de documentos especiales como currículos, fotos o páginas a doble cara.

Consejos para imprimir desde Microsoft Word

• Asegúrate de que tanto Microsoft Word como los controladores de tu impresora estén actualizados.
• Revisa siempre la vista previa de impresión para verificar que tu documento se imprimirá correctamente.
• Si tu impresora es compatible con Wi-Fi, utiliza esta opción para una experiencia de impresión sin complicaciones desde dispositivos móviles o computadoras.
• Para documentos importantes, considera guardarlos como PDF antes de imprimir para mantener el formato.
• Guardar documentos en OneDrive permite acceder a ellos y imprimir desde cualquier dispositivo en cualquier lugar.