Cinco características indispensables que debe tener tu próxima solución de espacio de trabajo en equipo.

En el actual entorno laboral digital y acelerado, muchas empresas requieren software de colaboración para mantener un flujo de trabajo efectivo. Los proyectos pueden volverse complejos y necesitar la colaboración de varios departamentos dentro de la organización. En este contexto, una solución de espacio de trabajo es fundamental para asegurar que todos estén alineados y puedan ejecutar el proyecto de manera eficiente. Sin embargo, surge la pregunta: ¿cómo elegir la mejor solución de colaboración en workspace? Aquí se presentan cinco características esenciales que toda solución de espacio de trabajo debe ofrecer.

1. Compartición y almacenamiento de archivos
   Cada empresa necesita un espacio común para almacenar y compartir archivos. En épocas anteriores, esto se lograba físicamente, pero la tecnología ha simplificado este proceso. Los empleados ahora pueden subir documentos a un espacio digital y acceder a ellos cuando lo necesiten. Una solución de workspace debe incluir esta característica para facilitar el acceso a información crucial. Por ejemplo, Google Workspace cuenta con Google Drive, que permite a las organizaciones almacenar, organizar y compartir grandes volúmenes de archivos. Los administradores pueden proteger estos archivos con contraseñas y gestionar el acceso de otros usuarios, asegurando así la confidencialidad de la información.

2. Comunicación en tiempo real
   Una buena solución de workspace debería permitir la comunicación instantánea entre empleados mediante chat en vivo, videollamadas y audio, promoviendo la toma rápida de decisiones y la resolución de problemas. Esto es especialmente beneficioso en equipos de trabajo remotos que presentan distancias físicas significativas. Herramientas como Slack y Microsoft Teams facilitan este tipo de comunicación, permitiendo a los empleados interactuar de manera efectiva, participar en conversaciones grupales y recibir notificaciones en sus dispositivos.

3. Pizarras digitales
   Las pizarras físicas son comunes en muchas oficinas y se utilizan para la lluvia de ideas y la planificación de proyectos. Una solución de workspace ideal debe ofrecer una versión digital de esto, facilitando la colaboración sin importar la distancia física. Las pizarras digitales combinan multimedia y permiten que varios empleados trabajen simultáneamente en diferentes elementos. Miro es un ejemplo de una herramienta que permite crear desde tablas hasta diagramas, brindando un espacio colaborativo versátil.

4. Gestión de tareas/proyectos
   La gestión de proyectos es esencial para el éxito de cualquier organización. Una solución de workspace debe proporcionar herramientas para planificar, asignar tareas y establecer procesos claros. Los gestores deben poder crear tareas con plazos específicos y enviar recordatorios a los empleados. Google Workspace, por ejemplo, incluye Google Tasks para gestionar tareas con facilidad, mientras que herramientas como Smartsheet y Trello ofrecen funciones avanzadas para este propósito.

5. Integración de terceros
   Dado que ninguna solución de workspace puede abarcar todas las características deseadas por sí sola, es crucial que estas plataformas ofrezcan integraciones con terceros. Esto permite añadir funcionalidades adicionales que pueden mejorar la productividad. Google Workspace ofrece una amplia gama de integraciones con aplicaciones externas que ayudan en la gestión de tareas, almacenamiento seguro y comunicación en tiempo real, entre otros.

Beneficios del software de gestión de workspace

• Fomenta la colaboración: Estas herramientas permiten a los empleados trabajar juntos y alcanzar los objetivos organizacionales, lo cual es especialmente importante para equipos remotos.
• Eficiencia de costos: Los espacios de trabajo digitales pueden reducir la necesidad de oficinas grandes, lo que disminuye costos operativos y aumenta las ganancias.
• Satisfacción laboral: Con un aumento en el trabajo remoto, los empleados reportan una mayor satisfacción laboral. Estas herramientas facilitan la comunicación y gestión del tiempo, mejorando así la experiencia del trabajador.